Podmienky spracúvania osobných údajov

Rozsah a zmluvné strany

Tieto Podmienky spracúvania osobných údajov (ďalej len „Podmienky spracúvania“) tvoria súčasť zmluvy (ďalej len „Zmluva“) medzi Zákazníkom a spoločnosťou ECoding Slovakia s. r. o. (ďalej len „ECoding“) týkajúcej sa Scanverion. Uplatňujú sa, ak ECoding v mene Zákazníka spracúva osobné údaje obsiahnuté v Obsahu zákazníka.

Zákazník je prevádzkovateľom a ECoding je sprostredkovateľom. Ak Zákazník spracúva údaje pre iného prevádzkovateľa, Zákazník je sprostredkovateľom a ECoding je jeho ďalším sprostredkovateľom; Zákazník potvrdzuje, že jeho pokyny a poverenie spoločnosti ECoding sú oprávnené. Každá strana zostáva samostatným prevádzkovateľom údajov o účtoch, fakturácii, obchodných kontaktoch, bezpečnosti a súlade s predpismi, pri ktorých sama určuje účely a prostriedky spracúvania, ako je vysvetlené v Zásadách ochrany súkromia.

Vymedzenie pojmov a poradie prednosti

„Osobné údaje Zákazníka“ sú osobné údaje v Obsahu zákazníka, ktoré ECoding spracúva pre Zákazníka. „Právne predpisy o ochrane údajov“ sú GDPR EÚ a príslušné právne predpisy EHP alebo vnútroštátne právne predpisy o ochrane súkromia. „Ďalší sprostredkovateľ“ je tretia strana, ktorú ECoding poverí spracúvaním Osobných údajov Zákazníka. Pojmy GDPR, ako sú prevádzkovateľ, sprostredkovateľ, spracúvanie, osobné údaje a porušenie ochrany osobných údajov, majú význam stanovený príslušnými právnymi predpismi.

Ak sú tieto Podmienky spracúvania v rozpore so Zmluvou v otázke Osobných údajov Zákazníka, prednosť majú tieto Podmienky spracúvania. Podpísaný a individuálne dohodnutý dodatok o spracúvaní osobných údajov má prednosť pred týmito online Podmienkami spracúvania, ak ich výslovne nahrádza.

Pokyny a zákonné spracúvanie

ECoding bude spracúvať Osobné údaje Zákazníka iba na základe zdokumentovaných pokynov Zákazníka vrátane Zmluvy, volaní API, nastavení dashboardu, žiadostí o podporu a zákonných písomných pokynov, ak právne predpisy EÚ alebo členského štátu nevyžadujú inak. V takom prípade ECoding pred spracúvaním informuje Zákazníka, pokiaľ právny predpis takéto oznámenie nezakazuje.

ECoding bezodkladne informuje Zákazníka, ak podľa jeho názoru pokyn porušuje Právne predpisy o ochrane údajov, a môže dotknuté spracúvanie pozastaviť, kým zmluvné strany vec nevyriešia. ECoding nie je povinný poskytovať právne poradenstvo ani vykonať pokyn, ktorý je nezákonný, technicky nemožný alebo presahuje rámec Služby bez dohodnutej zmeny.

Zákazník zodpovedá za zákonnosť, spravodlivosť, transparentnosť, presnosť, minimalizáciu, dobu uchovávania a právny základ Osobných údajov Zákazníka a pokynov vrátane informačných povinností a práv dotknutých osôb.

Podrobnosti spracúvania

Predmet: poskytovanie, zabezpečenie, podpora a údržba služieb Scanverion na analýzu dokumentov a obrázkov a súvisiacich služieb API.

Trvanie: počas trvania Zmluvy a obmedzených dôb na vrátenie, vymazanie, zálohovanie, riešenie incidentov a zákonné uchovávanie, ktoré sú opísané nižšie.

Povaha a účel: prijímanie, prenos, overovanie, dočasné ukladanie, ak je potrebné, detekcia, klasifikácia, extrakcia, porovnávanie, transformácia, vrátenie, meranie používania, riešenie problémov, zabezpečenie a vymazanie Obsahu zákazníka podľa operácií zvolených Zákazníkom.

Kategórie dotknutých osôb: používatelia a pracovníci Zákazníka; klienti, žiadatelia, poistníci, poškodení, dodávatelia, návštevníci a koncoví používatelia Zákazníka; osoby zobrazené alebo identifikované v odoslaných dokumentoch, obrázkoch, formulároch, vozidlách, čiarových kódoch, adresách alebo inom obsahu.

Typy osobných údajov: obrázky a dokumenty; mená, kontaktné a adresné údaje; dátumy a miesta narodenia; štátna príslušnosť; údaje a identifikátory dokladov totožnosti; podpisy; tváre a vizuálne charakteristiky; údaje o vozidlách a evidencii; čiarové kódy; polia formulárov; identifikátory transakcií alebo prípadov; technické metaúdaje a akékoľvek ďalšie údaje, ktoré sa Zákazník rozhodne odoslať.

Citlivé údaje: Zákazník môže odoslať osobitné kategórie osobných údajov alebo osobné údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky iba vtedy, ak ich Služba podporuje, sú nevyhnutné, spracúvanie je zákonné a sú zavedené primerané záruky. Zákazník nesmie odoslať viac údajov, ako je nevyhnutné pre zvolenú operáciu.

Dôvernosť a bezpečnosť

ECoding zabezpečí, aby osoby oprávnené spracúvať Osobné údaje Zákazníka boli viazané povinnosťou mlčanlivosti a dostali primerané pokyny týkajúce sa ochrany súkromia a bezpečnosti. Prístup je obmedzený podľa pracovnej roly a nevyhnutnosti.

S prihliadnutím na najnovšie poznatky, náklady na vykonanie a riziká spracúvania bude ECoding udržiavať opatrenia primerané podľa článku 32 GDPR vrátane bezpečného prenosu; riadenia prístupu a zásady najnižších oprávnení; správy prihlasovacích údajov a tajných informácií; zaznamenávania a monitorovania udalostí; oddelenia vývojového a produkčného prostredia; riadenia zraniteľností a opráv; zálohovania a obnovy primeraných uloženým údajom; reakcie na incidenty; preverovania poskytovateľov a pravidelného preskúmania záruk.

Zákazník zodpovedá za bezpečnú integráciu, bezpečnosť koncových zariadení a siete, roly účtov, rozsah a rotáciu API kľúčov, zákonný výber vstupov a bezpečné uloženie zdrojových súborov a vrátených výstupov.

Ďalší sprostredkovatelia

Zákazník udeľuje všeobecné písomné povolenie spoločnosti ECoding zapojiť Ďalších sprostredkovateľov. Medzi plánovaných základných poskytovateľov patria Amazon Web Services (eu-central-1, Frankfurt) pre cloudovú infraštruktúru v EÚ a Google Cloud hostovaný v EÚ pre podporované cloudové úlohy alebo úlohy umelej inteligencie. Ďalší poskytovatelia môžu podporovať monitorovanie, komunikáciu, bezpečnosť alebo poskytovanie Služby; poskytovatelia platieb a analytiky nespracúvajú Obsah zákazníka, ak nie sú na tento účel osobitne nakonfigurovaní.

Predtým, ako nový Ďalší sprostredkovateľ začne spracúvať Osobné údaje Zákazníka, ECoding mu uloží povinnosti ochrany údajov, ktoré poskytujú v podstate aspoň rovnakú úroveň ochrany ako tieto Podmienky spracúvania, a zostane zodpovedný za plnenie povinností Ďalšieho sprostredkovateľa v rozsahu vyžadovanom právnymi predpismi. ECoding zverejní alebo inak poskytne aktuálny zoznam produkčných poskytovateľov a v primeranom predstihu oznámi podstatné doplnenia alebo náhrady.

Zákazník môže do 15 dní namietať z odôvodnených dôvodov týkajúcich sa ochrany osobných údajov. Zmluvné strany budú v dobrej viere hľadať komerčne primerané riešenie. Ak riešenie nie je dostupné, Zákazník môže prestať používať dotknutú funkciu alebo ukončiť dotknutú Službu bez sankcie za budúce obdobia.

Miesto spracúvania a prenosy

ECoding nakonfiguruje hlavné spracúvanie Obsahu zákazníka v Európskej únii, ak príslušná objednávka neurčuje inak. ECoding neprenesie Osobné údaje Zákazníka mimo EHP bez platného mechanizmu podľa kapitoly V GDPR, napríklad rozhodnutia o primeranosti alebo štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie, a v prípade potreby doplňujúcich opatrení.

Ak sa uplatňujú štandardné zmluvné doložky, začleňujú sa odkazom, pričom Zákazník je vývozcom údajov, ECoding alebo príslušný Ďalší sprostredkovateľ je dovozcom údajov, podľa okolností sa uplatní modul dva alebo tri, voliteľná doložka o pristúpení je povolená a tam, kde doložky vyžadujú voľbu, sa zvolí slovenské právo a slovenský dozorný orgán.

Pomoc pri právach dotknutých osôb a súlade

S prihliadnutím na povahu spracúvania poskytne ECoding primeranú technickú a organizačnú pomoc, aby Zákazník mohol odpovedať na žiadosti dotknutých osôb. Ak ECoding dostane žiadosť týkajúcu sa Osobných údajov Zákazníka, odkáže žiadateľa na Zákazníka a neposkytne vecnú odpoveď, ak na to nedostane pokyn alebo mu to neukladá právny predpis.

ECoding poskytne Zákazníkovi primeranú pomoc pri plnení bezpečnostných povinností, oznamovaní porušení ochrany osobných údajov, posúdeniach vplyvu na ochranu údajov a predchádzajúcich konzultáciách podľa článkov 32 až 36 GDPR s prihliadnutím na informácie dostupné spoločnosti ECoding. Pomoc nad rámec štandardných možností Služby môže byť spoplatnená podľa dohodnutých primeraných sadzieb, ak ju nespôsobilo porušenie povinností spoločnosťou ECoding.

Porušenie ochrany osobných údajov

ECoding oznámi Zákazníkovi bez zbytočného odkladu, keď sa dozvie o porušení ochrany osobných údajov, ktoré sa týka Osobných údajov Zákazníka. Oznámenie bude obsahovať dostupné informácie potrebné podľa článku 33 ods. 3 GDPR, napríklad povahu porušenia, pravdepodobné následky, dotknuté údaje a osoby, kontaktné miesto a prijaté alebo navrhované opatrenia. Informácie možno poskytovať postupne podľa toho, ako budú dostupné.

ECoding porušenie vyšetrí, zmierni jeho následky, zdokumentuje ho a bude so Zákazníkom primerane spolupracovať. Oznámenie nepredstavuje uznanie zavinenia. Za oznámenia dozorným orgánom a dotknutým osobám zodpovedá Zákazník, ak právny predpis túto povinnosť neukladá spoločnosti ECoding.

Vrátenie, uchovávanie a vymazanie

Scanverion je navrhnutý na synchrónne spracovanie. ECoding nebude uchovávať Obsah zákazníka dlhšie, ako je potrebné na dokončenie požadovaného spracovania, poskytnutie dohodnutých dočasných súborov na stiahnutie alebo podpory, ochranu Služby alebo splnenie zdokumentovaných pokynov a právnych povinností. ECoding nebude používať Osobné údaje Zákazníka na trénovanie všeobecných alebo zdieľaných modelov umelej inteligencie, ak s tým Zákazník výslovne písomne nesúhlasí.

Po ukončení Zmluvy alebo na základe písomnej žiadosti Zákazníka ECoding podľa voľby Zákazníka Osobné údaje Zákazníka vymaže alebo vráti, ak právne predpisy nevyžadujú ich uchovanie. Údaje v chránených zálohách môžu zostať uložené, kým nebudú prepísané v príslušnom cykle zálohovania; zostanú chránené, oddelené od bežného používania a následne budú vymazané. ECoding môže uchovať minimálne dôkazy o vymazaní, bezpečnostných udalostiach a pokynoch na spracúvanie, ak je to právne nevyhnutné.

Konkrétne produkčné doby uchovávania, ak sa uplatňujú, budú uvedené v príslušnej objednávke, dokumentácii alebo konfigurovateľnom nastavení Služby predtým, ako sa Obsah zákazníka uloží nad rámec prechodného spracovania.

Informácie a audity

ECoding sprístupní informácie, ktoré sú primerane potrebné na preukázanie súladu s článkom 28 GDPR a ktoré môžu zahŕňať aktuálne interné pravidlá, zhrnutia architektúry, informácie o Ďalších sprostredkovateľoch, bezpečnostné dotazníky a nezávislé správy, ak sú dostupné.

Zákazník môže vykonať jeden audit ročne a ďalšie audity po podstatnom porušení alebo na žiadosť regulačného orgánu, podľa možností s oznámením aspoň 30 dní vopred. Audity sa musia vykonávať počas pracovného času, nesmú narušiť prevádzku, musia chrániť ostatných zákazníkov a dôverné systémy a musí ich vykonávať nezávislý audítor viazaný mlčanlivosťou. ECoding môže splniť požiadavku auditu predložením aktuálnych nezávislých dôkazov, ak dostatočne riešia predmet žiadosti, a môže účtovať primerané náklady na nadmerné alebo individuálne audity.

Zodpovednosť a trvanie

Tieto Podmienky spracúvania nadobúdajú účinnosť, keď Zákazník prijme Zmluvu alebo prvýkrát odošle Osobné údaje Zákazníka, a trvajú, kým ich ECoding spracúva. Zodpovednosť podľa týchto Podmienok spracúvania podlieha obmedzeniam Zmluvy v rozsahu povolenom Právnymi predpismi o ochrane údajov; žiadne ustanovenie neobmedzuje práva dotknutej osoby ani zodpovednosť, ktorú nemožno zo zákona obmedziť.

Zmeny potrebné z dôvodu právnych predpisov, požiadaviek regulačných orgánov, bezpečnosti alebo zmien poskytovateľov možno vykonať po oznámení. Podstatné zníženie úrovne ochrany sa neuplatní počas aktuálneho plateného obdobia, ak ho nevyžaduje právny predpis alebo s ním Zákazník nesúhlasí.

Kontakt a rozhodné právo

Žiadosti týkajúce sa ochrany súkromia a týchto Podmienok spracúvania môžete poslať na gdpr@ecoding.sk alebo prostredníctvom kontaktnej stránky. V oznámení uveďte pracovný priestor Zákazníka a vhodnú kontaktnú osobu pre ochranu súkromia alebo bezpečnosť.

Tieto Podmienky spracúvania sa riadia rozhodným právom a právomocou súdov podľa Zmluvy. Právne záväzné je slovenské znenie. Preklady do iných jazykov slúžia iba na uľahčenie porozumenia a v prípade rozporu má prednosť slovenské znenie.